Este artículo tiene como objetivo desarrollar conceptos, aclarar procedimientos y clarificar dudas en relación a tres documentos imprescindibles para desarrollar aquellas Acciones de Cooperación Internacional y Ayuda Humanitaria que pueda emprender cualquier organización y necesite presentar documentación ante las autoridades competentes en esta materia (Comisión Europea y Dirección General de Ayuda Humanitaria).
Los documentos que analizaremos a continuación para poner en marcha un proyecto y solicitar la subvención para su ejecución son los siguientes:
- Acuerdo Marco de Asociación (en inglés Framework Partenership Agreement with Humanitarian Organisations de fecha 01/12/2009)
- Formulario Único (en inglés Single Form Humanitarian AID Actions de fecha 01/11/2010)
- Formato Estandarizado de Acuerdo de Subvención con Organizaciones Humanitarias (en inglés Grant Agreement with Humanitarian Organisations de fecha 01/12/2009)
Por tanto, “Las Partes” implicadas adquieren la obligación ética mutua de cumplir su misión de manera responsable, íntegra, pertinente y apropiada.
Una de las Partes será la Unión Europea y estará representada por la Comisión Europea y la Dirección General de Ayuda Humanitaria que forma parte de la Comisión de “Reducción de Riesgos y Desastres (DG-ECHO son las siglas en inglés). Responsable de la gestión de la asistencia y ayuda humanitaria, siendo sus principales objetivos salvar y preservar vidas, prevenir o aliviar el sufrimiento y salvaguardar la dignidad de la población de terceros países, antes, durante y posteriormente a las crisis humanitarias, así como facilitar y permitir el libre acceso de las personas afectadas a la asistencia en igualdad de condiciones. Permite también facilitar la vuelta de las poblaciones afectadas a un nivel mínimo de autosuficiencia, tomando en consideración objetivos de desarrollo posibles a largo plazo.
La otra Parte representada por, Organizaciones Humanitarias Internacionales, Nacionales, No-gubernamentales y/o Agencias Especializadas, que firman el Acuerdo son las que se comprometen a ejecutar las acciones humanitarias de manera responsable, de informar y sensibilizar de las cuestiones u objetivos que se proponen a fin de favorecer en la medida de lo posible la eficacia global de esta ayuda.
El primer documento es “El Acuerdo Marco de Asociación” sobre el cual se asientan las bases para la ejecución de las Acciones y mediante el cual:
- Se definen las respectivas funciones y responsabilidades de las Partes que implementan las Acciones Humanitarias financiadas por la Unión Europea.
- Se exponen los objetivos de la asistencia de Ayuda Humanitaria financiada por la Comisión Europea.
- Se fijan los principios, los procedimientos y las reglas que regulan la Asistencia Humanitaria.
- Se describe la naturaleza de las relaciones de Asociación entre las Partes.
Está integrado por 21 artículos, cinco Títulos (I, II, III, IV, V) y cuatro Anexos (I, II, III, IV). El texto de este Acuerdo Marco como documento principal prevalecerá sobre los Anexos que integran el mismo.
En el capítulo V, artículo 17 se especifica cómo se realizan las comunicaciones entre las “Partes” para todos los procedimientos o trámites administrativos que deban realizarse durante el proceso completo de desarrollo de la acción.
La firma del Acuerdo se realiza entre las Partes interesadas en base a las disposiciones y aplicaciones resultantes de los Acuerdos de Subvención.
Se presentan los documentos siempre de forma impresa o escrita en dos originales, en inglés o en francés, correspondiendo un ejemplar a la Comisión Europea y otro ejemplar a la Organización Humanitaria. Debiendo representar a cada “Parte” un responsable (persona física o jurídica con derechos y obligaciones respectivamente) con sus datos de identificación (nombre completo y función), lugar, fecha y firma correspondiente al mismo.
Todas las comunicaciones relativas a la gestión del Acuerdo Marco de Asociación serán enviadas por las Partes que lo han firmado, y acuerdan aceptar como fecha de recepción de la documentación, la fecha de la primera recepción, cualquiera sea el sistema que elijan, de forma impresa o en formato electrónico.
Las comunicaciones específicas concernientes a los Acuerdos de Subvención y relativas a las Acciones deberán ser enviadas a la atención de las personas y direcciones, incluida la dirección electrónica, indicadas a continuación:
Si es a la Comisión Europea deberá dirigirse de la siguiente forma:
Dirección General de Ayuda Humanitaria
Sr. /Sra. […] Jefe de la Unidad DG ECHO/B2
B-1049 Bruselas
Bélgica
Dirección electrónica oficial: [ECHO-CENTRAL-MAILBOX@ec.europa.eu]
Si es a la Organización humanitaria internacionales, nacional, no-gubernamental o Agencias Especializada:
[Nombre de la Organización Humanitaria]
Sr. /Sra. […] [Función]
[Dirección oficial completa]
Dirección electrónica oficial: […]
¿Quién financia la Asistencia o las Acciones de Ayuda Humanitaria y para qué pueden ser utilizadas?
La Unión Europea destina los fondos basados únicamente en las necesidades de las personas afectadas y sobre la base de una asistencia imparcial. Pueden ser utilizados para financiar la adquisición y abastecimiento de bienes, equipamientos, servicios o de trabajos requeridos, así como la compra u adquisición de alimentos, de semillas, de animales de ganadería y otros bienes similares y las todas las medidas necesarias para la puesta en marcha de dichas acciones. Deberán ser ejecutadas a tiempo en respuesta a la urgencia de las necesidades y continuar durante el período de tiempo necesario para atender a los requerimientos humanitarios. En ningún caso las decisiones de Financiación estarán influenciadas por consideraciones de naturaleza política. (Artículos 1 al 8).
¿Quiénes ponen en marcha las Acciones?
Las Organizaciones Humanitarias Internacionales y No-gubernamentales y las Agencias Especializadas de los Estados Miembros de la Unión Europea que estén interesadas en solicitar ayuda para financiar un proyecto que cubra alguno de los objetivos señalados anteriormente. Las necesidades básicas de asistencia para las acciones de financiación se centran en poblaciones o comunidades con carencia de alimentos, agua y saneamiento, abrigo y servicios de salud, nutrición, productos no alimentarios, rehabilitación a corto plazo, actividades de protección, limpieza de terrenos minados, así como acciones de apoyo a la prevención y atenuación de catástrofes.
¿Cuáles son las fases del procedimiento que hay que realizar para cumplir este Acuerdo?
En primer lugar comprender con exactitud todos los contenidos que se desarrollan en la introducción del documento, el índice de contenidos organizado en 21 artículos y cumplir las fechas y procedimientos que se incluyen en los mismos.
En segundo lugar, relacionar este documento con el resto de normativa vinculada directamente con el correcto cumplimiento del desarrollo de las acciones, dos de los cuales desarrollaremos también en este artículo: Anexo I Formulario Único y Anexo II Formato Estandarizado de Acuerdo de Subvención con Organizaciones Humanitarias.
Las fases a seguir son las siguientes:
- Las acciones elegidas para ser financiadas pueden ser a iniciativa de la Organización Humanitaria presentando una propuesta de Acción o a iniciativa de la Comisión Europea y Dirección General de Ayuda Humanitaria que demanda una acción a una Organización o a varias para que trabajen cooperando en un mismo proyecto.
- La propuesta se presenta completando el Anexo I “Formulario Único”.
- Las bases y requisitos para completar este Formulario y elaborar la propuesta de Acción elegida o seleccionada se encuentran desarrolladas entre los artículos 1 al 8 de este documento.
- Las acciones requieren de la firma de un Acuerdo de Asociación entre las Partes que se especifica en los artículos 9 y 10, definiendo cuáles son las posibles condiciones de exclusión de financiación de determinadas acciones y que corresponde al Anexo II.
- El documento establece con claridad el o los mecanismos de control a aplicar por parte de la Comisión Europea, en lo relativo al desarrollo de las acciones propuestas, a la distribución del presupuesto asignado y a la correcta utilización de los fondos. Hace referencia a mecanismos de control internos y externos. Los artículos 11 y 12 y el “Reglamento de Financiación ” en su Artículo 28.a lo especifica con claridad.
- El Título IV de este documento “Suspensión y Terminación del acuerdo Marco de Asociación” en sus artículos 13, 14; 15 y 16 especifica las condiciones que hacen que de forma transitoria o definitiva por motivos fundamentados se suspendan o terminen definitivamente las acciones y las subvenciones por parte de ambas Partes.
Según el documento al que hacemos referencia, la fecha de finalización de los acuerdos se ha fijado al 31 de diciembre de 2012, independientemente de las prórrogas que se puedan solicitar y de los posibles cambios o actualizaciones en la normativa de la Unión Europea en esta materia.
El segundo documento es el Anexo I “Formulario Único”
La última versión del Formulario Único y sobre la cual nos vamos a basar para desarrollar el tema es de fecha 01/11/2010. Deberá cumplimentarse en su totalidad y enviarlo junto al Acuerdo de Subvención que analizaremos posteriormente. Para completar este formulario, la Organización Humanitaria deberá basarse en el Proyecto que haya diseñado y que será la base de su trabajo. Este Formulario representa una síntesis completa de qué se va a hacer, cómo, cuándo, con qué medios, durante cuánto tiempo, con qué fin. Será la formalización de la propuesta y el único modelo común a todas las organizaciones humanitarias por ser el único formato estandarizado vigente.
Los datos reflejados en este Formulario servirán para el estudio por parte de la Comisión de los objetivos de la Acción que pretende desarrollar la ONG y para los posteriores controles económicos y técnicos reflejados en los informes que deberá presentar a mitad del desarrollo de la Acción y al final de la misma (Informe Intermedio e Informe Final).
Consta de 13 apartados, un anexo A y un Anexo B. Cuanto más precisa y completa sea la información vertida en el Formulario más fácil será para la Dirección General de Ayuda Humanitaria DG-ECHO la valoración de la misma.
El Anexo A se complementará conforme a lo señalado en el apartado 1.9 “Mecanismo de control que será aplicado”, en este caso control A y depende de las condiciones firmadas entre las Partes en el Acuerdo Marco de Asociación.
Si durante el proceso se realizan cambios en alguno de los 13 apartados o Anexos, la ONG deberá comunicarlo a la Dirección General de Ayuda Humanitaria DG ECHO.
El Anexo B es la lista de comprobación para validar la solicitud de pago que se adjuntará al informe financiero final.
El tercer documento es el Anexo II “Formato Estandarizado de Acuerdo de Subvención con Organizaciones Humanitarias”
La Dirección General de Ayuda Humanitaria DG-ECHO se compromete a asegurar la transparencia y la rendición de cuentas de la utilización de fondos de la Unión Europea, en lo concerniente a su propia gestión, y a los resultados de las acciones financiadas. Para ello se firma un o Acuerdo de Subvención entre las Partes.
Este “Acuerdo” contiene un número de referencia asignado por la DG-ECHO a completar por la ONG al inicio del documento.
Contiene 8 Artículos en los cuales se fijan los objetivos de la Acción; la entrada en vigor y el período de implementación de la acción; financiación; presentación de informes; modalidades de pago; datos bancarios: direcciones de contacto y finalmente las condiciones aplicables a la acción.
Las notas a pie de página son explicaciones complementarias para complementar con exactitud el documento.
Descargar: Acuerdo Marco de Asociación (FPA)
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Laura Mundemurra Benedetti es Licenciada en Psicología y Master en Cooperación Internacional y Ayuda Humanitaria por Proyecto Kalú.
