A continuación encontrarán una traducción de las «Fact Sheets» o Circulares Informativas A.3, A.4, A.5 y A.6, publicadas por la Dirección General de la Comisión Europea para Ayuda Humanitaria y Protección Civil (DG ECHO) el 13 de Diciembre de 2008, y disponibles en la web de la DG ECHO en inglés y francés.
Las Circulares Informativas traducidas forman parte de lo que el versión inglesa se llama «Basic Issues» (Temas Básicos).
En la Circular Informativa A.3 encontraremos una exposición clara sobre las condiciones específicas y las derogaciones para los Acuerdos firmados entre la DG ECHO y sus Socios. Por lo que respecta a las condiciones específicas, podemos distinguir entre 3 tipos de cláusulas:
- las que complementan normas que rigen el Acuerdo,
- las que derogan normas que rigen el Acuerdo
- y las que establecen la naturaleza de las modalidades de implementación de una Acción.
A continuación podemos ver el procedimiento de adopción de cada uno de estos 3 tipos de cláusulas, así como ejemplos estándar de cada tipo de cláusula.
La Circular Informativa A.4 versa sobre las enmiendas a los Acuerdos.
En primer lugar, veremos qué es una enmienda, cuál es su propósito y qué puede ser enmendado. En segundo lugar, y tras revisar la jerarquía que siguen las cláusulas y la naturaleza del formulario único, se exponen los métodos de enmienda: modificaciones unilaterales, intercambio de cartas y acuerdos suplementarios. A continuación, veremos cómo se computan los plazos y el deber de información que tiene la Entidad Asociada.
La última parte de esta Circular trata sobre dos tipos de excepciones en lo que a las enmiendas se refiere:
- la enmienda ex tempore
- y la enmienda retroactiva.
En la Circular Informativa A.5 veremos la noción de suspensión de la Acción y todo lo que esta decisión implica.
La mayor parte de esta circular está dedicada a exponer los diferentes procedimientos, tanto para solicitar la suspensión como para finalizarla, y distinguiendo entre si el solicitante es la Entidad Asociada o la DG ECHO.
En cualquier caso, la suspensión no podrá superar una tercera parte del total del período de implementación de la acción, a menos que se trate de un caso excepcional, como se expone en la parte final de esta circular. Además, encontraremos como anexos dos esquemas que resumen el proceso de suspensión y reanudación de las actividades, así como un ejemplo de carta de solicitud de suspensión.
Por último, en la Circular Informativa A.6 se tratan los medios de transmisión de documentos entre la DG ECHO y la Entidad Asociada.
Como punto de partida, hay que distinguir entre documentos electrónicos, correo electrónico y documento impreso. A continuación, es importante conocer en qué idioma se realizarán las comunicaciones, y qué personas deberán ir dirigidas.
La Circular Informativa prosigue exponiendo cómo se deben redactar los Asuntos en las comunicaciones electrónicas, distinguiendo entre la fase de propuesta y la posterior a la firma del acuerdo, además de otras cuestiones relacionadas con este tipo de comunicaciones, como el tamaño máximo del e-mail, la versión final del acuerdo o las cartas presentadas junto a los informes.
Por último, se exponen los términos para computar las fechas de recepción, registro y respuesta. En las últimas páginas del documento podremos consultar los tipos de transmisión de documentos más importantes en una tabla resumen.
